Projekthandbok

Vad händer med projektet efter avslut?

Ett kriterium för ett Interregprojekt är att det skapas förutsättningar för att projektet och dess resultat lever vidare även efter projektavslutning för att uppnå bestående resultat. Det finns några frågor som man bör tänka på när man avslutar ett projekt. Vad händer med projektet efter avslut? HUR ska projektresultatens fortlevnad och förankring säkras? Hur sprider vi projektkunskaper- Och erfarenheterna på bästa sätt? DETTA är viktiga frågor som bör uppmärksammas och tänkas på samtidigt är det lika viktigt att reflektera över lärdomar och samarbetet med parterna för framtiden samarbetsaktiviteter som parter kan involveras in.

Dokumentation och arkivering

När projektet avslutas och slutrapporten är godkänd och slututbetalningen mottagen ska projektdokumentationen arkiveras. Ni som stödmottagare, medsökande och medfinansiär ska hålla de handlingar som behövs för detta tillgängliga för Interreg Sverige-Norge men även för nationella revisions- och kontrollorgan, EU-kommissionen och Europeiska revisionsrätten, eller annan person som är utsedd av dessa.

Ni ska spara handlingar om ert projekt upp till 7 år vilket stämmer med nationella lagar om arkivering. Detta är något nytt för Strukturfondsprogrammet 2014-2020. Dokumenten ska sparas i form av original eller bestyrkta kopior eller på allmänt godkända databärare, till exempel CD-skiva, USB-minne eller hårddisk. I Norge er regelen at dokumentasjonen skal finnes tilgjengelig i 5 år etter endt prosjekt.

Det som skall arkiveras är förutom fakturor och redovisningsmaterial, läges- och slutrapporter samt alla övriga handlingar som kan verifiera att projektet faktiskt har genomförts,till exempel ska alla andra handlingar sparas och arkiveras så som anställningsbevis, tidredovisning, hyreskontrakt, upphandling, deltagarlista, protokoll, annonser, broschyrer, inbjudningar, samt eventuella foto, tidningsurklipp, dagböcker, minnesanteckningar, avtal, utskrifter från hemsidor, läges- och slutrapport samt alla övriga handlingar som kan verifiera att projektet faktiskt har genomförts.

Förvaltande myndighet, norsk forvaltende organisasjon och dess beredningssekretariat, har rätt att hos stödmottagaren följa arbetet och ta del av alla handlingar och uppgifter som kan ge upplysningar om projektet, inklusive räkenskapsinformation.

Tidsperioden för hur länge handlingarna ska sparas, kan förlängas med anledning av rättsliga förfaranden eller efter begäran från EU-kommissionen. Ett rättsligt förfarande kan exempelvis vara att ett beslut om utbetalning har överklagats och att rättsprocessen inte är klar. Om detta inträffar kommer ni att få ett skriftligt meddelande från Förvaltande Myndigheten eller norsk forvaltende organisasjon för Interregprogrammet Sverige-Norge om förlängningen.

Handlingarna omfattas av offentlighetsprincipen

Handlingar som ni skickar in till Förvaltande myndighet og norsk forvaltende organisasjon omfattas av Offentlighetsprincipen. Det innebär att de ska vara tillgängliga för allmänheten. Ni som stödmottagare bör vara medvetna om att hantering av offentliga medel kan dra till sig intresse från allmänheten och media.

Huvudregeln är att alla handlingar som skickas in, blir upprättade och förvarade hos Förvaltande myndighet og norsk forvaltende organisasjon. Det innebär att alla har rätt att få läsa handlingarna.

Vissa handlingar kan omfattas, helt eller delvis, av sekretess/ (unntatt offentlighet). Innan Förvaltande myndighet eller norsk forvaltende organisasjon lämnar ut en allmän handling gör vi en sekretessprövning av innehållet. Uppgifter som rör enskilda affärs- och driftsförhållanden med mera kan vara under sekretess om den enskilde antas lida ekonomisk skada om uppgiften röjs.

Utbetaling

På norsk side vil minst 25 % av prosjektets bevilgede IR- midler holdes tilbake til prosjektet er avsluttet og interregsekretariatet har mottatt sluttrapporten for prosjektet.

På svensk sida betalas stödet löpande enligt beslutet och Förvaltande myndigheten har inga sådana begränsningar för utbetalning.

Sluttrevisjon

På norsk side skal alle prosjekt som har fått bevilget mer enn kr 100 000 i IR-midler levere en forenklet revisjonsrapport (avtalte kontrollhandlinger) sammen med den økonomiske sluttrapporten. Kostnaden for denne kan tas opp i prosjektet.

Förvaltande myndigheten kräver ingen revisionsberättelse/revisorssintyg och inga sådana kostnader är stödberättigade.

Klage

På norsk side:

Klage på tilsagn/avslag: Beslutning om tilsagn/avslag kan ikke overklages.

Klage på utbetaling: Klage på utbetaling gjøres til Norsk forvaltende organisasjon representert ved den fylkeskommunen i det delområde hvor prosjektet hører hjemme.

Skriftlig klage skal være fylkeskommunen i hende innen 3 uker etter at utbetalingsbrev eller midler er mottatt.

På svensk sida:

Överklagan skickas till Förvaltande myndigheten, Länsstyrelsen Jämtlands län.

FÖRVALTANDE MYNDIGHET
Länsstyrelsen Jämtlands län
Interreg Sverige-Norge
Residensgränd 7
SE 831 86 ÖSTERSUND

Delområde
Grenseløst Samarbeid

Viken fylkeskommune
v/Interreg
Postboks 220
1702 Sarpsborg

Delområde
Nordens Grønne Belte

Trøndelag fylkeskommune
Fylkeshuset v/Interreg-sekretariatet
Pb 2560
7735 Steinkjer

Delområde
Indre Skandinavia

Innlandet fylkeskommune
v/ Interreg-sekretariatet
Postboks 4404 bedriftssenteret
N-2325 Hamar